1. Avaleht
  2. Teadmusbaas
  3. Andmehalduse raamistik
  4. 1. Sissejuhatus

1. Sissejuhatus

1.1 Üldist

Andmehaldus on organisatsiooni tegevusvaldkond, mis võimaldab tal hallata oma andmeid varana. Andmehalduse toimimiseks on vaja kinnitada põhimõtted ja raamistik, tegevuskavad, protsessid, mõõdikud ning teostada hiljem järelevalvet andmete kui vara haldamisel.

Eestis vajab andmehalduse korraldamine nii üleriigilist koordineerimist kui ka ühtlustamist organisatsioonide tasemel. Käesolev eesti andmehalduse raamistik annabki juhised, mida ja kuidas organisatsioonid peavad tegema. Seejuures arvestab raamistik organisatsioonide erinevustega nii suuruses kui ülesannetes ning on kasutamise osas paindlik.

Töökorralduslikult on andmehaldus ja IT-haldus üksteisest eraldatud. Andmehaldus keskendub andmete elutsüklile, mis hõlmab printsiipe (standardite, andmekirjelduste ja andmearhitektuuri ning mudelite määratlemist), otsustusfunktsioone (probleemide haldust ja teavitamist) ja töökorralduslikke funktsioone (sisu-  ja administratiivseid funktsioone). IT poole eest vastutajad või IT asutuste juhid aga vastutavad andmete haldamist toetavate IT rakenduste, andmebaaside, riistvara ning üldise tehnilise arhitektuuri eest.

Andmete käsitlemine varana, andmevarana (data asset) tähendab seda, et andmeid käsitletakse füüsiliste või loogiliste rühmadena nagu kirjed (records), massiivid (array), fail, andmebaas või andmekogu (data base) või andmestik (data set). Samuti tähendab see seda, et varad on kirjeldatud, mida ühtlustatud kujul võimaldab teha andmekirjelduse standard ja juhis, andmete kvaliteeti saab mõõta, hinnata ja parandada, mida on kirjeldatud vastavas juhises ning andmete kasutamist saab juhtida nii selles osas, kellel on andmetele juurdepääs, mis moodi neid saab töödelda ning kuidas hallata nende elukäiku. Edaspidi on varana käsitletavaid andmeid nimetatud kas andmestikuks või lihtsalt andmeteks, kuid need varad võivad olla ka teisi nimetatud tüüpi. Eriti puudutab see avaliku sektori andmekogusid kui üht andmevarade tüüpi.

Nii nagu andmed ja informatsioon (teave) on osaliselt kattuvad mõisted, nii on ka andmehaldusel mitmeid kokkupuutepunkte infohaldusega. Käesolev raamistik käsitleb siiski andmehaldust eraldi ning kui on puudutatud informatsiooni, siis selle all on peetud silmas andmetes sisalduvat teavet, mis ilmneb andmekirjelduses ja metaandmetes.

Andmehaldus peab organisatsioonis olema:

  • Järjepidev: andmehaldus ei ole ühekordne projekt, see on pidev tööprotsess, mis nõuab organisatsioonilt pühendumust. See ei pea tähendama alati murrangulist muudatust organisatsioonis, vaid tähendab pigem muudatuste juhtimist viisil, kus iga juurutatud andmehalduse komponent jääb elujõuliseks ja toimivaks. Jätkusuutlik andmehaldus sõltub ettevõtte juhtimise stiilist, andmehalduse tegevustele eraldatud rahastusest ning andmete haldamisele vastutuse määramistest / võtmistest.
  • Integreeritud: andmehaldus on ühelt poolt organisatsiooni tugifunktsioon nagu personalitöö või raamatupidamine, kuid teisalt on andmed vara, mida mitte ainult ei toodeta, vaid kasutatakse pidevalt põhitegevuses uuesti. Andmehaldusega seonduvad protsessid tuleb integreerida organisatsiooni teenuste ja toodete arendusse, põhi -ja tugiprotsessidesse, tarkvaraarendusse, andmete jagamise, analüüside ja raportite koostamise ning põhiandmete haldamise protsessidesse.
  • Mõõdetav: hästi korraldatud andmehaldusel on positiivne finantsmõju, kuid selle mõju tõestamine nõuab lähtepunkti mõistmist ja mõõdetava parenduse kavandamist.

1.2 Andmehalduse eesmärgid

Andmehalduse eesmärgiks on tagada kvaliteetsete andmete kaudu paremate juhtimisotsuste langetamine, andmete valest tõlgendamisest tulenevaid probleemide vähendamine ja andmepõhiste teenuste arendamise toetamine. Riigi tasandil ja asutustes on andmete haldamise sisuks andmete kirjeldamine, juhendite ja kokkulepitud reeglite loomine ning järgimine, protsesside väljatöötamine ja juurutamine, tegevuste eest vastutavate rollide määramine. Lisaks on andmehalduse üldiseks eesmärgiks anda organisatsioonidele juhiseid andmetest täiendava väärtuse loomiseks. Koos kvaliteetsemate juhtimisotsustega nimetatakse neid tegevusi kokkuvõtvalt andmepõhiseks juhtimiseks.

1.2.1 Andmehalduse eesmärgid riigis

Eesti asutuste jaoks on oluline, et digitaliseerimise ja e-teenuste loomise käigus tegeletaks andmehaldusega koordineeritult ja eesmärgistatult. Organisatsioonid peavad täpselt teadma, mis andmeid nad loovad, töötlevad ja säilitavad ning millisel kujul ja kvaliteediga need on. Riik peab samal ajal teadma, kus organisatsioonis säilitatakse millised andmed, võimaldama andmete jagamist ja vältima dubleerimist. Selleks peavad olema tagatud järgmised eeldused:

  • Organisatsioonid omavad ühtsete printsiipide alusel loodud sõnastikke ning andmekirjeldusi ning suudavad andmeid ja kontekstuaalseid tähendusi sõnastikupõhiselt jagada.
  • IT asutused ja IT arenduspartnerid kasutavad neid ühtseid sõnastikke andmete tegeliku tähenduse mõistmiseks ning andmete loojate, töötlejate, säilitajate ja kasutajate väljaselgitamiseks.
  • Andmeomanikud, andmehaldurid, metaandmete analüütikud omavad kompetentse ja standardiseeritud töövõtteid, mis on kõigis asutustes kasutatavad. Selle tulemusena tekiks asutuste vahel aja jooksul spetsialistide liikuvus, suunatud koolitused, ülikoolide kursused jne.

Käesoleva andmehalduse metoodikaprojekti tellijad on rõhutanud kahte olulist eesmärki üleriigilises andmehalduses:

  • Juurutada avalikke e-teenustena rohkem terveid protsesse toetavaid andmeteenuseid n-ö sündmusteenuseid, mis aga eeldavad andmete ja neid kirjeldavate metaandmete kõrget kvaliteeti;
  • Viia tugevamalt praktikasse andmete ühekordse küsimise põhimõtted, mis eeldab riigi tasemel ülevaadet andmekogudes ja muudes andmestikes olemasolevatest andmetest.

Andmehalduse eri osapooltega seotud erinevad stsenaariumid ja kasutusjuhud on kujutatud alloleval joonisel  (vt. joonis 1):

Joonis 1. Andmehaldusest kasu saavad kasutusjuhud

Stsenaariumite selgitused:

  • Stsenaarium 1 – andmete kirjeldamine asutustes ja kirjeldusinfo edastamine riigi tasemele (RIHA-sse) tagab ülevaate andmekogudes jt andmestikes hoitavatest andmetest ja võimaldab vältida dubleerivat andmekogumist ning arendada asutuste vahelisi teenuseid.
  • Stsenaarium 2 – asutus, kirjeldades enda poolt hallatud andmekogudes olevaid andmeid, omab paremat ülevaated andmete, nende sisu ja tähenduse üle ning see võimaldab võtta vastu parema kvaliteediga juhtimisotsuseid.
  • Stsenaarium 3 – juurutatud andmehaldus võimaldab asutustel vastastikku paremini mõista teiste asutuste andmeid ning luua seeläbi hästi toimivaid liideseid ja arendada andmeteenuseid.
  • Stsenaarium 4 – juurutatud andmehalduse protsessid aitavad kaasa organisatsiooni ja tema IT partneri vahelisele koostööle ja vähendavad andmete valest tõlgendamisest tulenevaid segadusi.

1.2.2 Andmehalduse eesmärgid organisatsioonis

Andmed ja informatsioon on abstraktsed mõisted ja asutustel võib olla raske hoomata nende majanduslikku mõju. Andmete väärtuse mõistmise aluseks on arusaam sellest, kuidas andmeid töös kasutakse ja arusaamine sellest kasutamisest tulenevase väärtusest. Erinevalt paljudest muudest varadest (nt seadmed) ei ole andmestikud omavahel asendatavad ega vahetatavad. Näiteks ühe organisatsiooni klientide andmed erinevad teise organisatsiooni andmetest olulisel määral; mitte ainult kliendiandmed, vaid ka kliendiga seonduvad andmed (teenuste tarbimise ajalugu, kliendi eelistused jne.).

Andmehaldusega kaasnevad kindlasti kulud s.h. andmete kogumine, töötlemine ja säilitamine. Väärtus andmetest tekib alles siis, kui nende kasutamisest tulenev majanduslik kasu kaalub üles nende kogumise ja säilitamise kulud. Avaliku sektori eripäraks on ka see, et andmete kasutamisest tekkivad tulud võivad avalduda hoopis mujal. Eelkõige on see seotud kodanike õiguste tõendamisega andmete alusel, kuid ülioluline on ka andmete käitlemine avalike e-teenuste osutamisel. Kasu saajaks on siis ühiskond laiemas mõttes.

Levinumad andmete väärtuse mõõtmise viisid on:

  • Asendamiskulud: andmete hävimise või küberrünnaku korral kaotatud andmete ja dokumentide asendamise või taastamise kulud;
  • Andmete müük: kas teatud hulka uuenevaid andmeid teenusena või müüa hoopis andmete põhjal saadud teadmisi;
  • Võetavate riskide hind: tuletatud hinnang, mis põhineb potentsiaalsetel trahvidel, heastamiskulud, kohtukuludel. Näiteks:
  • Eksisteerima pidanud andmete puudumine.
  • Eksisteerivad andmed, mida ei oleks tohtinud olemas olla (auditite või turvakontrolli käigus leitud andmed, mida oleks pidanud kustutama või hävitama, kuid mida ei tehtud).
  • Valed andmed, mis lisaks ülaltoodud kuludele kahjustavad ka kliente, organisatsiooni äritegevust ja mainet.
  • Riski ja riskikulude vähendamine korvatakse operatiivsete sekkumiskuludega andmete parandamiseks ja kinnitamiseks.

Selles dokumendis esitatud andmehalduse raamistik pakub Eesti riigiasutustele ja organisatsioonidele kõigi loetletud eesmärkide saavutamiseks välja komplekti ühtseid põhimõtteid, protseduure ja vajalikke rolle. Lisaks pakub raamistik valiku andmehalduse mõõdikuid.

Andmehalduse eesmärgid organisatsioonis tulenevad alati konkreetse organisatsiooni vajadustest, kuid enamasti sisaldavad need:

  • Andmehalduse sidumist organisatsiooni strateegiaga: andmehaldus on osa organisatsiooni strateegiast ja on igapäevase töö ja tegevuste lahutamatu osa. Nii nagu põhitegevused jaotatakse strateegiast tulenevalt vastutajate vahel, jagatakse ka andmehaldusega seonduvad vastutused ja kontrollitakse täitmist. Strateegias võiksid olla näiteks sellised eesmärgid:
    • Tagada tegevusega seotud andmete elutsükli üle kontroll, nende mõistmine ja juhtimine.
    • Tagada vastavus käsitletavate sisuteenuste ja andmestike vahel.
    • Valitud andmepõhise juhtimismõõdiku kasutamine (nt. teenindavate kodanike arv, regionaalne jaotus, klientide tagasiside, soovitusindeks vms.).
  • Põhimõtete ja nõuete kehtestamist: andmekirjelduse, -kvaliteedi ja -arhitektuuri standardite ja nõuete kehtestamine ja järgimine. Andmekirjeldused ja -sõnastikud peavad olema standardiseeritud, see tagab erinevate asutuste andmehaldurite semantilise koostalitusvõime.
  • Vastutuse piiritlemist: andmehaldus ei tohi luua kunstlikke piire või arengu ebaühtlust, vaid peab tekitama ühise mõistmise ja vastutuse võtmise kõikidel tasanditel: juhtimise ja teenuste tasandilt IT süsteemideni välja.
  • Töökorralduse muudatusi: ärireeglite, andmekirjelduste, -kvaliteedi ja elukäigu haldamist ning järelevalvet nende valdkondade üle.
  • Kompetentside haldamist ja koolitamist: andmehalduse kompetentside ja rollide kirjeldamine ning koolituste läbiviimine. Kompetentsitasemete määramine.
  • Andmetele juurdepääsu ja kasutatavust: pakkuda organisatsiooni hallatavaid andmeid teistele asutustele, riigi tasandile ja kolmandatele osapooltele kasutamiseks nii, et andmed oleks üles leitavad ja juurde pääsetavad kirjelduste (metaandmete) kaudu, arvestades seejuures andmete juurdepääsupiiranguid ja andmekaitse reegleid. Tekitada hoob, mille abil välised kasutajad saavad mõjutada andmekvaliteedi parendamise prioriteete asutustes.
  • Vastavust: tekitada veendumus, et organisatsioon suudab täita õiguslikke ja muid vastavusnõudeid andmete töötlemisel.

1.2.3 Andmete väärtus

Kas see artikkel aitas sind? Jah 1 Ei

Abi saamiseks konktakteeru meiega.