1. Avaleht
  2. Teadmusbaas
  3. Andmehalduse raamistik
  4. 6. Andmehalduse raamistiku rakendamine organisatsioonis

6. Andmehalduse raamistiku rakendamine organisatsioonis

Selles peatükis on kirjeldatud konkreetsed sammud ja järjekord, kuidas andmehalduse juhiseid organisatsioonis juurutada.

6.1 Määratle andmehalduse põhimõtetega hõlmatav osa organisatsiooni funktsioonidest

Andmehalduse määratlemine organisatsioonis hõlmab andmehaldusele missiooni sõnastamist. Andmehaldus võib ulatuda väikesest, organisatsioonipõhisest andmestikust kuni rahvastikuregistrini. See võib eksisteerida ühtse infosüsteemina või hoopis hajusate sisendite kogumina (tervise valdkond). Andmehalduse nimel tehetavad pingutused toetavad kogu organisatsiooni strateegiat ja eesmärke. Samas juba kehtiv strateegia ja eesmärgid annavad tagasi teavet, kuidas andmehalduse tegevusi tuleks organisatsioonis rakendada.

Andmehaldus paneb juhtkonnale andmetega seotud otsuste eest vastutuse. Lisaks on tegevused tihti organisatsioonide ja infosüsteemide (registrite) ülesed. Hästi korraldatud andmehaldus annab selge arusaama, mida ja keda juhitakse, samuti kes vastutab. Andmehaldus on kõige efektiivsem, kui see on kogu organisatsiooni jõupingutus, mitte mõne konkreetse valdkonna teema.

6.2 Hinda organisatsiooni valmisolekut ja võimekust andmehaldust rakendada

Asutus hindab oma organisatsiooni andmehalduse hetkeseisu, küpsust ja efektiivsust. Küpsustaseme hindamisel on abiks käesoleva projekti AS-IS dokument.

Hinnatakse järgmisi aspekte:

  • Organisatsiooni andmehalduse küpsusaste: arusaam, mida organisatsioon täna andmetega teeb. See on üldine hinnang organisatsiooni andmete haldamisele, kasutamisele, töövahenditele ja aruandlusele.
  • Organisatsiooni võimekus juhtida muudatusi: hinnatakse organisatsiooni suutlikkust muuta oma käitumist ja töökorraldust, tuvastada tuleb võimalikud vastasseisud.
  • Koostöövalmidus: organisatsiooni võime teha andmete haldamisel ja kasutamisel koostööd. Andmehaldus on valdkondade, teenuste ja protsesside ülene ehk kui organisatsioon ei suuda koostööd teha, on see takistuseks.
  • Nõuetele vastavus: organisatsiooni vastavus andmestike kohta käivatele õigusaktidele ja sisemistele regulatsioonidele.

6.3 Vii läbi andmehalduse olukorra kaardistus ja kaasa kõik organisatsiooni valdkonnad ja teenused

Andmehalduse kaardistus või vastavusaudit hõlmab tervet organisatsiooni. Esimene eesmärk on tuvastada täiendavaid tulusid (näiteks kuidas pakkuda teenuseid suuremale hulgale klientidele või odavamalt) või vähenda ülemääraseid kulusid (ebaefektiivsus). Kaardistuse käigus hinnatakse olemasolevate poliitikate ja juhiste efektiivsust, hinnatakse riske ning seda, millist käitumist need julgustavad või kui hästi on vastumeetmed rakendatud. Hinnang andmekvaliteedile on kaardistuse osa ning annab ülevaate olemasolevatest probleemidest ja takistustest, samuti halva kvaliteediga andmete mõjust ja riskidest organisatsioonile. Andmekvaliteedi kaardistus tuvastab äriprotsesse, mis on halva kvaliteediga andmete tõttu ohustatud, samuti protsesse, mis vajaksid läbi andmehalduse täiendavat rahalist tuge või kõrgemat prioriteeti. Samuti otsitakse kaardistuse käigus protsesse või teenuseid, mis kulutavad liigselt raha IKT arendusprojektidele või andmekvaliteedi parandamisele.

6.4 Tuvasta oma organisatsioonis andmehalduse senised rollid ja vajalikud uued toetajad / vastutajad / rollid

Andmehaldus on kõikide valdkondade ja teenuste ülene protsess. See tähendab, et andmehalduse juhil ei ole organisatsioonis otsest võimu ega otsustusõigust, vaid ta jõuab tulemusteni läbi hea kommunikatsiooni ja eesmärgistamise. Siiski on selleks vaja organisatsiooni sees omada häid partnereid ja kaasamõtlejaid, lisaks saab ühendada kõik probleemiomanikud ühiseks jõuks. Toetajaid on vaja motiveerida ja probleemiomanikele vaja pakkuda lahendusi ja usku muutustesse. Andmehaldus tegeleb selle juures järgmiste küsimustega:

  • Hanked ja lepingud: Andmehalduse juht teeb koostööd kõigiga, et luua ja kinnitada valdkondade hangetes ning lepingutes standardsed andmehalduse nõuded. Siia alla kuuluvad lisaks andmevahetuslepingud, pilvekeskkondadega seotud hanked, kolmandate osapoolte arendustegevused või litsentserimise tehingud ja võimalusel ka andmehaldust puudutavate IT töövahendite hankimine ja uuendamine.
  • Eelarve ja rahastamine: Andmehalduse juht peab saama ülevaate kõigist otseselt andmetega (haldusega) seotud eelarvetest, DGO võiks olla keskne koht dubleerimiste ärahoidmiseks ja andmekogumiste optimeerimiseks.
  • Regulatsioonidele vastavus: Andmehalduse juht pääseb ligi vajalikele regulatiivsetele nõuetele ja töötab neile vastavalt välja organisatsiooni ja andmehaldust mõjutavad nõuded. Uute ja võimalike mõjude ning vajalike tegevuste tuvastamiseks ja jälgimiseks teostatakse pidevat järelevalvet.
  • Arendusraamistikud: andmehaldus tuvastab kõikides organisatsiooni arendusraamistikes kontrollpunktid, kus organisatsiooni põhimõtteid, protsesse ja standardeid saab muuta ja on osa IT süsteemide või rakenduste elutsüklis. Näiteks andmeait on IT süsteem, tal on oma arendusraamistik, andmelaadimised on IT arendused, kõik muudatused andmeaidas ja laadimistes aga kooskõlastab alati DGO.
  • Kõik kirjeldatud kokkupuutepunktid andmehaldusega toetavad organisatsiooni ühtsust oma andmete haldamisel ning suurendavad andmete kasutamise paindlikkust. Sisuliselt tajub asutus läbi nende tegevuste andmehalduse organisatsiooni olemasolu ja visiooni.

6.5 Koosta oma organisatsiooni andmehalduse rakendamise tegevuskava

Määratele andmehaldusega seotud  tegevuste ulatus ja lähenemisviis. Loo terviklik andmehalduse tegevuskava ja siis seosta see organisatsiooni üldise strateegia ning IT-strateegiatega. Sidumist ja tagasisidestamist tuleb teostada korduvalt, kuniks kõik alamkomponendid on välja töötatud ja heaks kiidetud.

  • Sõnasta eesmärgid: ärivajadused ja ootused, andmehalduse missioon ning põhimõtted, sealhulgas aktuaalsed probleemid. Hinda võimekust, sisemiste protsesside formaliseeritust ning sõnasta kriitilised edutegurid.
  • Töökorraldus ja vastutused: tööta välja andmehalduse struktuur, tegevused ja vastutused.
  • Tegevuskava: printsiipide ja eeskirjade loomise ning juurutamise ajakava, ärisõnastik, kontseptuaalne mudel ja arhitektuur, andmevarade hindamine, standardid ja protseduurid, äriprotsesside eeldatavad muudatused ja tulemused, mis ühtlasi toetaks ka auditi järeldusi ja õigusaktide järgimist.
  • Kirjelda soovitud seisund jätkusuutlikele andmehaldustegevustele.

6.6 Vali andmehaldusorganisatsiooni tüüp ja tegevusmudel

Andmehalduse põhitõdede propageerimine ja põhimõtete välja töötamine on lihtne, aga tegevusmudeli loomine, mille organisatsioon ka kasutusele võtaks on keerulisem. Tegevusmudelit looma asudes pidage silmas järgmisi aspekte:

  • Andmete väärtus organisatsioonile: kui asutus näiteks müüb andmeid teenusena, siis on andmehaldusel suur äriline mõju ja ka andmehalduse tegevused intensiivsemad.
  • Organisatsiooni enda tegevusmudelit: kas see on hajutatud või tsentraalne, kohalik või riiklik, IT osakonnaga või ilma jne. Need on kõik tegurid, mis organisatsiooni põhitegevusi mõjutavad ja seetõttu mõjutavad ka andmehalduse tegevusmudelit. Lisaks tuleb võtta arvesse IT-strateegiat ja -tegevusmudelid, andmearhitektuuri, rakenduste integratsioone jne.
  • Kultuurilised eripärad: näiteks distsipliini ja täiendavate kohustuste aktsepteerimine või muutustega kohanemine organisatsioonis. Mõned organisatsioonid võivad seista kesksete põhimõtete kehtestamise vastu. Andmehaldus peab kasutama tegevusmudelit, mis sobib kokku organisatsiooni kultuuriga, kuid samas säilitab võimekuse muudatusteks.
  • Regulatsioonide mõju: väga tugevalt reguleeritud organisatsioonidel on andmehalduse mõtteviis ja tegevusmudel erinev kui vähem reguleeritud asutustel.

Keeruliste organisatsioonide või olukordade puhul on üheks võimalikuks lahenduseks andmehalduse jagamine erinevateks osadeks. Nimelt võib organisatsioonil parajasti eksisteerida veel teisigi organisatsiooni üleseid programme (näiteks liidetakse kahte asutust või osakonda kokku). Siis määratakse vastutajate ja andmeomanike tegelik paiknemine organisatsioonis või programmides ning tehakse kokkulepped, kuidas suheldakse ja kes mille eest vastutab. Tegevusmudel peab siis kirjeldama lisaks veel koostööd (IT)andmeprojektide eest vastutajate, muudatusjuhtide ning probleemihaldusega jne.

6.7 Kinnita andmehalduse eesmärgid, põhimõtted ja reeglid

Andmehalduse eesmärkide, põhimõtete ja tegevusmudeli pidev arendamine viib juba organisatsiooni soovitud oleku suunas, sest see on üldine muutumise ja õppimise protsess, kus esmased kavandid luuakse andmespetsialistide poolt, mida täiendavad protsessijuhid, seejärel vaatavad need üle andmehaldurid ja andmeomanikud, siis kooskõlastavad  andmehalduse juhid ning lõpukskinnitavad täitmiseks andmehalduse juhtrühmad. See on kokkuvõttes organisatsiooni tasemel kinnitatav sisemine andmehalduse kord.

Põhimõtted ja reeglid võivad olla asutustes väga erineva kujul, näiteks:

  • Andmehalduse osakond kontrollib organisatsioonis kasutamiseks mõeldud andmed;
  • Tootejuhtide määramise kooskõlastab andmehalduse osakond;
  • Valdkonnajuhid määravad andmehaldurid oma vastutusalas ja neil on igapäevane vastutus andmehaldusmeetmete koordineerimise eest;
  • Organisatsiooni aruandlus, juhtimislauad ja tulemusmõõdikud peavad olema kasutajatele standardiseeritud kujul ja jooksvalt kättesaadavad;
  • Kindlatele kasutajatele antakse ajutiste aruannete loomiseks juurdepääs ka üle kontrollimata andmetele;
  • Kõigi kontrollitud andmete kvaliteeti hinnatakse regulaarselt (hinnatakse näiteks täpsust, täielikkust, järjepidevust, juurdepääsetavust, unikaalsust, vastavust);

Kõik uusi põhimõtteid ja reegleid tuleb organisatsioonis efektiivselt kommunikeerida, jõustada ja nende täitmist jälgida. DGO töörühm võib need tegevused vajadusel delegeerida andmehaldurite töörühmale.

6.8 Restruktureeri kõik käimasolevad andmekvaliteedi projektid

Andmehalduse parendamine loob väärtust kogu organisatsioonile, kuid seda võidakse sisuteenuste poolt käsitleda ka igapäevase töö takistajana ja/või asjatu kuluna. Seetõttu peab andmehaldus olema organisatsioonis nähtav. ja Organisatsiooni efektiivsuse tõstmine ja riskide vähendamine peab olema selgelt sõnastatud. Organisatsioon peab andma andmehaldusele kõrge prioriteedi.

DGO aitab kirjeldada andmetega seotud projektidele tasuvust ja kontrollib hiljem projektide staatusi ja edenemisi. Kui organisatsioonis eksisteerib projektikomitee (PMO), siis DGO teeb nendega tihedat koostööd ja andmehaldusprojekte võikski käsitleda osana organisatsiooni IT-projektide portfellist.

Kui organisatsioonis on käimas veel teisigi üle organisatsioonilisi projekte, näiteks ERP või CRM, põhiandmete (MDM) juurutused, siis võiks DGO koordineerida ka neid projekte. Andmehaldus peab loomulikult järgima kinnitatud ITIL , PMO jt printsiipe.

Kõik organisatsiooni projektid, millel on oluline andmekomponent, peaksid planeerimise ja disaini etapis võtma arvesse andmehaldusnõudeid. Nende hulka kuuluvad vastavus arhitektuurile, andmekirjelduse standardile, dokumendihalduse nõuetele, andmete kvaliteedi kontrollile ja parendamisele.

6.9 Juhi muudatust!

Organisatsiooni muudatuste juhtimine on meetod süsteemides ja protsessides muudatuste tegemiseks. Hästi juhitud muudatus algab selgest visioonist, juhib ja jälgib aktiivselt muutusi, tegeleb kommunikatsiooni ja vastuseisudega. Paljudele organisatsioonidele tundub DGO formaalsus ja distsipliin liiga ranged ja selle juurutamine eeldab inimeste käitumise ja suhtumise muutmist. Korrektne muudatuste juhtimine on andmehaldusorganisatsiooni loomise eelduseks ja peaks sisaldama:

  • Planeerimist: muudatuse kavandamine, huvigruppide analüüs, rahastus, kommunikatsioon;
  • Koolitusi: andmehalduse koolituskavade koostamine ja läbiviimine;
  • Arendusprotsesside ülevaatust: projektikomitee ja projektide töös osalemine;
  • Põhimõtete rakendamist: andmehaldusprotsesside seostamine organisatsiooni teiste protsessidega;
  • Kommunikatsioon on muudatuse õnnestumise peamiseks võtmeks, pidevalt ja kõikides kanalites tuleb selgitada:
    • Andmehaldurite ja teiste DGO rollide vastutusi, andmehalduse üldisi eesmärke ja ootusi;
    • Andmete väärtustamist: töötajate koolitamine ja teavitamine andmete olulisusest;
    • Andmehaldusega seotud algatusi ja õnnestumisi;
    • Huvigruppide koosseise ja nende ootusi.

6.10 Halda probleeme

Probleemihaldus on protsess andmetega seotud probleemide tuvastamiseks, kontrollimiseks, olulisuse hindamiseks ja lahendamiseks, sealhulgas:

  • Rollid ja vastused: otsustusõiguse ja menetluste probleemid;
  • Muudatuste juhtimine: probleemid ja nende edastamise vajadused;
  • Vastavusnõuete täitmine: eeskirjad, standardid, arhitektuur, protseduurid;
  • Konfliktid: vastuolulised põhimõtted, protseduurid, ärireeglid, terminoloogia ja määratlused, standardid, arhitektuur, samadel andmetel eksisteerib mitu omanikku, huvigruppide vastuolulised soovid andmete ja informatsiooni osas;
  • Andmevahetuslepingud: jagamised, kogumised, ost-müük, pilvekeskkondade lahendused;
  • Andmete turvalisus ja identiteedihaldus: privaatsuse ja konfidentsiaalsusega seonduvad probleemid, sealhulgas rikkumiste uurimine;
  • Andmekvaliteediga seotud probleemid, sealhulgas intsidentide tuvastamine ja lahendamine.

6.11 Hinda vastavust regulatsioonidele

Osa andmehalduse funktsioonist on õigusaktide järgimise ja täimise tagamine. Tihti ongi andmehalduse rakendamise algpõhjuseks regulatsioonide järgimine.  Andmehaldus rakendab vastavad kontrollid, et andmetega seotud õiguslike nõuete täitmine oleks tuvastatav ja dokumenteeritav. Iga seaduse, määruse ja asutusesisese õigusakti puhul tuleb hinnata:

  • Kuidas on see organisatsiooniga seotud?
  • Milline on tänane vastavus nõudele? Milliseid põhimõtteid ja protseduure on vaja vastavuse tagamiseks juurutada?
  • Millal nõutakse vastavuseks valmisolekut? Kuidas ja millal vastavust jälgitakse?
  • Kas organisatsioon saab vastavuse tagamiseks kasutada mõnda standardiseeritud lahendust?
  • Kuidas tõendatakse vastavust?
  • Kui suur on oht rikkumiseks ja milline on karistus selle eest?
  • Kuidas tuvastatakse rikkumisi ja teavitatakse neist? Kuidas kõrvaldada rikkumised?

6.12 Käivita andmehalduse organisatsioon

Loo organisatsioonile oma plaan ja üleminekukava. Neli esimest sammu oleksid:

  • Kohanda käesolevas dokumendis kirjeldatud andmehalduse rollid ja protsessid oma organisatsioonile. Kehtesta need!
  • Rahasta inimeste värbamist, andmete kirjeldamist ja protsesside juurutamist.
  • Organisatsioonile ärisõnastiku loomine ning andmekirjelduse standardite alusel organisatsiooni andmete kirjeldamine. Vaata käesoleva projekti „Andmekirjelduse juhis“ dokumentatsiooni.
  • Tekita ülevaade andmetest (andmestikest, andmevaradest) ja infosüsteemidest, kooskõlasta organisatsiooni (IT) arhitektuuri ja soovitav andmearhitektuur.

Kas see artikkel aitas sind? Jah 1 Ei

Abi saamiseks konktakteeru meiega.